엑셀 파일 그냥 보내지 마세요! 1분 만에 깔끔하게 PDF 변환/저장하는 법 (짤림 방지 꿀팁)
엑셀 견적서나 보고서, 그냥 파일로 보내시나요? 상대방 PC에서 화면이 깨지지 않게 PDF로 완벽하게 변환해 저장하는 방법과 인쇄 영역 설정 꿀팁을 알려드립니다. 직장인 필수 상식!
당신의 엑셀 파일, 거래처에서는 다르게 보입니다
직장 생활을 갓 시작했던 신입 시절, 밤새 공들여 만든 견적서를 엑셀 파일(.xlsx) 그대로 거래처에 메일로 보냈다가 부장님께 불려 간 적이 있습니다.
"김 대리, 자네가 보낸 파일 열어봤는데 숫자가 다 짤려서 나오잖아! 모바일에서는 열리지도 않아!"
분명 제 컴퓨터 화면에서는 완벽했는데, 왜 이런 일이 벌어졌을까요? 엑셀은 워드나 한글과 달리 '유동적인' 프로그램입니다. 상대방의 모니터 해상도, 엑셀 버전, 심지어 기본 프린터 설정에 따라 열 너비가 미세하게 달라지기 때문입니다. 내가 볼 땐 1페이지였던 표가, 상대방 화면에서는 오른쪽이 잘려 2페이지로 넘어가는 대참사가 흔하게 발생하죠.
그래서 외부로 나가는 모든 문서는 'PDF 변환'이 기본 중의 기본 매너입니다. PDF는 '박제'하는 것과 같아서, PC든 스마트폰이든 아이패드든 만든 사람의 의도대로 똑같이 보이기 때문이죠.
오늘은 1분 만에 엑셀을 PDF로 변환하는 방법과, 가장 골치 아픈 '내용 짤림' 현상을 해결하는 노하우까지 아주 상세하게 풀어드리겠습니다.
1. 가장 빠르고 정석적인 방법: '다른 이름으로 저장' (F12)
많은 분이 상단 메뉴의 [파일] > [인쇄] > [Adobe PDF]를 선택하곤 하는데, 그것보다 훨씬 빠르고 화질 저하 없이 저장하는 방법이 있습니다.
- 작업이 끝난 엑셀 파일을 열어주세요.
- 키보드 맨 윗줄에 있는 F12 키를 누릅니다. (이 단축키는 '다른 이름으로 저장'입니다. 엑셀뿐만 아니라 모든 MS 오피스 공통이니 꼭 외워두세요!)
- 저장 팝업창이 뜨면 아래쪽 **[파일 형식]**을 클릭합니다.
- 목록 중간쯤에 있는 **[PDF (*.pdf)]**를 선택하고 **[저장]**을 누르면 끝!
이렇게 하면 별도의 변환 사이트를 이용하거나 프로그램을 깔 필요 없이, 가장 깨끗한 고화질의 PDF 파일이 생성됩니다.
하지만, 잠깐! 여기서 바로 저장 버튼을 누르면 낭패를 볼 수 있습니다. 90%의 확률로 표의 오른쪽 끝이 잘려 나가기 때문입니다. 반드시 아래의 2번 단계를 거쳐야 합니다.
2. 절대 짤리지 않게 저장하는 법: '페이지 나누기 미리보기'
PDF 변환의 핵심은 '저장'이 아니라 **'영역 설정'**입니다. 엑셀 화면 우측 하단을 봐주세요. 확대/축소 바(Bar) 바로 옆에 3개의 작은 아이콘이 보일 겁니다.
- 첫 번째: 기본 (우리가 평소 보는 화면)
- 두 번째: 페이지 레이아웃
- 세 번째: 페이지 나누기 미리보기 (★이게 핵심!)
세 번째 아이콘인 **[페이지 나누기 미리보기]**를 클릭해 보세요. (상단 메뉴 보기 탭에도 있습니다.)
이걸 누르면 엑셀 화면이 회색 배경으로 바뀌면서, 데이터가 있는 부분만 하얗게 표시되고 **'파란색 테두리'**가 생깁니다. 그리고 중간에 희미하게 '1페이지', '2페이지'라는 글자가 보일 겁니다.
이 '파란색 실선' 안쪽이 PDF 1장에 들어가는 영역입니다.
만약 표는 5열까지 있는데, 파란 점선이 4열까지만 감싸고 있다면? PDF로 만들었을 때 5열은 잘려서 다음 장으로 넘어가 버립니다. 이게 바로 '짤림'의 원인입니다.
[해결 방법] 마우스로 파란색 선을 잡고, 표의 오른쪽 끝(혹은 아래 끝)까지 쭉~ 드래그해 주세요. 그러면 엑셀이 *"아, 사용자가 여기까지 한 페이지에 넣고 싶어 하는구나"*라고 인식해서, 자동으로 배율을 축소해 한 페이지 안에 억지로(?) 구겨 넣어줍니다.
이 상태에서 다시 F12를 눌러 PDF로 저장해 보세요. 절대 잘리지 않고 완벽한 비율로 저장됩니다.
3. 내가 원하는 '일부분'만 PDF로 만들고 싶다면?
엑셀 작업을 하다 보면 시트 한구석에 메모를 해두거나, 계산을 위한 더미 데이터(Dummy Data)를 남겨둘 때가 있습니다. 전체를 PDF로 만들면 이 지저분한 것들까지 다 포함되겠죠?
내가 보여주고 싶은 깔끔한 '표' 부분만 PDF로 만드는 방법입니다.
- PDF로 만들고 싶은 셀 영역만 마우스로 **드래그(블록 지정)**합니다.
- 상단 메뉴에서 **[파일] > [내보내기] > [PDF/XPS 문서 만들기]**를 클릭합니다. (혹은 F12 저장 창에서 하단 [옵션] 버튼 클릭)
- 옵션 창이 뜨면 게시 대상을 **[선택 영역]**으로 체크해 줍니다.
- 저장하면, 내가 드래그한 그 부분만 깔끔하게 PDF로 나옵니다.
견적서 양식만 딱 잘라서 보내야 할 때 아주 유용한 기능입니다.
4. 시트가 여러 개인데 한 번에 PDF로 묶으려면?
견적서, 명세서, 영수증이 각각 Sheet1, Sheet2, Sheet3에 나눠져 있다고 칩시다. 이걸 PDF 3개로 따로 저장해서 보내면 상대방이 싫어합니다. 파일 하나로 묶어서 보내는 게 센스죠.
- Ctrl 키를 누른 상태에서 하단의 시트 탭(Sheet1, Sheet2...)을 차례대로 클릭합니다. (그럼 시트들이 그룹으로 묶여서 하얗게 변합니다.)
- 이 상태에서 F12 키를 눌러 PDF로 저장합니다.
- 결과물을 열어보면 여러 시트의 내용이 하나의 PDF 파일 안에 페이지별로 연결되어 저장된 것을 볼 수 있습니다.
결론: 엑셀 PDF 변환은 선택이 아닌 필수
"파일이 안 열려요", "표가 깨졌어요", "수식이 지워졌어요" 이런 불필요한 커뮤니케이션 비용을 줄이는 가장 쉬운 방법이 바로 PDF 변환입니다. 무엇보다 중요한 데이터를 실수로 수정하는 사고를 막아주는 보안 기능 역할도 하죠.
오늘 알려드린 F12(다른 이름으로 저장) 단축키와 **페이지 나누기 미리보기**를 이용한 파란 선 조절법. 이 두 가지만 기억하신다면 여러분은 어디서든 "일 꼼꼼하게 잘한다"는 소리를 듣게 되실 겁니다.
지금 바로 바탕화면에 있는 엑셀 파일을 열어 연습해 보세요!