옆자리 김 대리가 마우스 던지고 '칼퇴'하는 비결, 엑셀 필수 단축키 BEST 10

솔직히 말씀드려보겠습니다. 우리, 하루 업무 시간 중에 엑셀 켜놓고 있는 시간이 얼마나 되나요?

신입 사원 시절, 선배님 옆에서 모니터를 볼 때 가장 신기했던 건 현란한 손놀림이었습니다. 마우스는 거들 뿐, 키보드 위에서 손가락이 날아다니는데 순식간에 보고서 하나가 뚝딱 만들어지더군요. 그때 깨달았습니다. "아, 엑셀 실력은 곧 단축키 실력이구나."

매번 오른손으로 마우스 잡고 메뉴 찾아 삼만리 헤매다 보면 야근은 확정입니다. 오늘은 뻔한 Ctrl+C, Ctrl+V는 빼고, 진짜 직장인들이 업무 현장에서 숨 쉬듯이 써야 하는 알짜배기 단축키 10가지만 추렸습니다.

이것만 손에 익어도 여러분의 퇴근 시간은 최소 30분 빨라집니다.

 

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1. 1초 만에 필터 걸기/해제: Ctrl + Shift + L

데이터 관리의 시작과 끝은 '필터'죠. 데이터 범위 잡고, 상단 메뉴 가서, 데이터 탭 누르고, 깔때기 모양 필터 아이콘 찾아서 클릭하시나요? 그러지 마세요.

데이터가 있는 셀 아무곳이나 클릭하고 Ctrl + Shift + L을 눌러보세요. 상단에 필터 화살표가 즉시 생깁니다. 필터를 다 썼나요? 한 번 더 누르면 깔끔하게 해제됩니다. 이것만 알아도 하루에 수십 번의 마우스 클릭을 아낍니다.

2. 합계 구하느라 아직도 =SUM() 치시나요?: Alt + =

월말 결산이나 주간 보고 때 합계 낼 일 정말 많습니다. 일일이 =SUM( 입력하고 마우스로 드래그하는 거, 이제 그만합시다.

합계를 내고 싶은 셀(데이터 바로 아래나 오른쪽)에 커서를 두고 Alt + =을 동시에 눌러보세요. 엑셀이 알아서 인접한 데이터 범위를 인식해 합계 수식을 완성해 줍니다. 엔터만 치면 끝입니다. 재무/회계팀 필수템입니다.

3. 방금 했던 작업 무한 반복, 마법의 키: F4

개인적으로 가장 사랑하는 기능입니다. 만약 A1 셀에 노란색 배경을 칠했습니다. 그런데 C5 셀, D10 셀에도 똑같이 노란색을 칠해야 합니다. 또 페인트통 아이콘 누르러 가시나요?

C5 셀 클릭하고 F4 키를 눌러보세요. 방금 했던 '노란색 칠하기' 동작을 그대로 반복합니다. 서식 복사뿐만 아니라 행 삭제/삽입 등 직전에 했던 모든 행동을 복사해 줍니다. 단순 반복 작업의 구세주입니다.

4. 셀 서식 메뉴 0.1초 만에 호출: Ctrl + 1

셀 테두리 그리고, 표시 형식 바꾸고(천 단위 콤마), 맞춤 설정하고... 엑셀 작업의 절반은 셀 서식 변경입니다. 매번 마우스 우클릭해서 '셀 서식(F)' 찾아 들어가시죠?

그냥 Ctrl 누른 상태에서 숫자 1을 누르세요. (오른쪽 키패드 말고 키보드 상단 숫자 1입니다). 셀 서식 대화 상자가 바로 튀어나옵니다. 익숙해지면 마우스 우클릭 메뉴는 쳐다보지도 않게 됩니다.

5. 광속으로 데이터 끝과 끝 이동하기: Ctrl + 방향키

데이터가 수천 행 넘어가는 로우 데이터(Raw Data)를 다룰 때, 맨 아래 행을 보려고 마우스 휠을 열심히 굴리거나 스크롤 바를 잡고 내리시나요? 손가락 아픕니다.

데이터 영역 안에서 Ctrl을 누르고 아래 방향키(↓)를 눌러보세요. 데이터가 있는 가장 마지막 셀로 순간 이동합니다. 반대로 위, 왼쪽, 오른쪽도 마찬가지입니다. 빈 셀을 만날 때까지 멈추지 않고 달립니다.

6. 이동하면서 범위까지 선택하려면?: Ctrl + Shift + 방향키

5번 기능의 응용 버전입니다. 그냥 이동만 하는 게 아니라, 이동하는 경로에 있는 모든 데이터를 선택(블록 지정)하고 싶다면 Shift 키만 추가하면 됩니다.

A1 셀부터 데이터가 입력된 맨 아래 셀까지 한 번에 선택하고 싶다면? A1 셀 클릭 후 Ctrl + Shift + ↓를 누르세요. 드래그 실수로 엉뚱한 범위 잡는 스트레스에서 해방됩니다.

7. 바로 위 셀 내용 그대로 복사하기: Ctrl + D

바로 위에 있는 셀이랑 똑같은 내용을 입력해야 할 때가 많습니다. 복사 붙여넣기도 귀찮고, 셀 오른쪽 아래 채우기 핸들을 더블클릭하거나 드래그하는 것도 번거로울 때가 있죠.

그럴 땐 그냥 바로 아래 셀에서 Ctrl + D (Down의 약자)를 누르세요. 위의 내용이 그대로 복사됩니다. 참고로 바로 왼쪽 셀 내용을 가져오려면 Ctrl + R (Right)입니다.

8. 한 셀에서 줄 바꿈 눈치껏 하기: Alt + Enter

이건 의외로 모르는 분들이 꽤 있더라고요. 엑셀은 워드나 한글이 아니라서 엔터를 치면 다음 셀로 넘어갑니다. 그런데 비고란같이 한 셀 안에 여러 줄의 내용을 적어야 할 때가 있죠.

스페이스바 눌러서 억지로 밀어내지 마시고, 줄을 바꾸고 싶은 지점에서 Alt 키를 누른 채 Enter를 치세요. 한 셀 안에서 깔끔하게 줄바꿈이 됩니다.

9. 오늘 날짜 빠르게 입력하기: Ctrl + ; (세미콜론)

보고서 작성일이나 데이터 입력일을 기록할 때 오늘 날짜를 확인하고 타이핑하시나요?

그냥 Ctrl 키와 함께 ;(세미콜론) 키를 누르세요. 오늘 날짜가 즉시 입력됩니다. (참고로 현재 시간을 입력하고 싶다면 Ctrl + Shift + ;입니다.)

10. 마우스 없이 시트 넘나들기: Ctrl + Page Up / Page Down

마지막은 간지(?)를 담당하는 단축키입니다. 시트 여러 개를 왔다 갔다 하면서 작업할 때, 하단 시트 탭을 마우스로 클릭하시죠?

왼손으로 Ctrl을 누르고 오른손으로 Page Up 또는 Page Down 키를 눌러보세요. 이전 시트, 다음 시트로 휙휙 넘어갑니다. 키보드에서 손을 떼지 않고 여러 시트를 넘나드는 모습, 꽤 '엑셀 고수'처럼 보입니다.

마무리하며: 욕심부리지 말고 하루에 3개만!

오늘 알려드린 10가지를 한 번에 다 외우려고 하면 오히려 스트레스받아서 포기하게 됩니다. 욕심내지 마시고 오늘 당장 업무에 쓸 것 같은 딱 3개만 골라서 포스트잇에 적어 모니터 옆에 붙여두세요.

의식적으로 일주일만 써보시면 손가락이 알아서 기억하게 됩니다. 그때 또 다른 3개를 익히시면 됩니다. 여러분의 칼퇴를 진심으로 응원합니다!